Како бити продуктивнији

Осећате се претерано? Ако сте, без потребе да додате у своје бриге, запамтите да је то зачарани круг. Према студији британског здравља на радном месту, висок стрес и недостатак физичке активности доводе до губитка до 27 дана продуктивног времена по запосленом сваке године. Узорак је познат сваком човеку с црвеним крвљу: гомила састанака значи да нема времена за теретану, а планирани вечерњи оброк претвара у задњу минуту милости из Деливеруа-а. Проблем? Живот са високим садржајем карбера и недостатак вежбања чини Џеку непродуктивног дечака - а после другог дана лагане е-мечеве и одуговлачења душе, проблем је лошији, а не бољи. Време је да то поправимо.

Уђите у Грахам Аллцотт, бивши извршни директор и самопрокламовани "нинџа продуктивности". "Ја нисам један од оних природно организованих људи", каже Аллцотт. "Мој природни стил рада је сасвим супротан: ломљен, заснован на идејама, удобнији на стратешком нивоу од нивоа" који раде ", алергичан на детаље и нереалистичан о томе шта се постиже у датом временском периоду. Све ове карактеристике су на свој начин међу мојим снагама и учиниле су ме успјешним у стварима које сам урадио. "

Док Аллцотт каже да игра на ове предности, он их такође препознаје "као омаловажавајуће слабости. Промена сопствених лоших навика и развој јаких, позитивних нових омогућила ми је да помогнем другима да то учине исто. "Замјеном управљања временом за управљање пажњом, беспомоћним путем е-поште и прекидом преоптерећења информација, Аллцотт обећава, добићете све своје посао обављен и има времена за припрему шаржера, притисак на клупу и повремено Нетфлик бинге - и боље ћете се осећати ујутру. Ваш виртуелни круг почиње овде.

Елиминишите Стрес

Стрес је неизбјежан - то је осјетљив хемијски одговор вашег тијела на тешке и опасне ситуације. Ваш проблем: механизми који су се развили да би вас заштитили од сабер-зубних тигрова нису имали времена да се надокнадите са тренутним размацима и увек на иПхонесима, а стални прилив ситних стресора је убица продуктивности. "Шта год да радимо, ниво адреналина може нас довести до тога да је немогуће могуће", каже Аллцотт. "Али када прелазимо линију од здравог адреналина у нездраву, стресну и несрећну, померимо се од мотивације и импулса до гушења." Препознаје се када се то догоди и моћи ћете то поправити.

Идентификујте своје окидаче

Различити људи се добро суочавају (и лоше) са различитим ситуацијама. "Три кључна подручја стреса која су типична за већину људи су панике у томе што су преоптерећена радом, недовољно јасноћа о томе шта да раде и доношење тешких одлука", каже Аллцотт. Узмите пет минута да процените од 1-5 колико је забрињавајуће и да ћете знати где ћете усредсредити своје напоре.

Узми неку перспективу

Лако је мислити да се сви други крећу брже од вас и да постигну више, поготово ако обратите пажњу на њихове социјалне медије. Размислите о лицу које ви презентујете свету против било каквих негативних осјећања које можете заправо имати, и запамтите да други људи то раде исто.

Решите те покрете

Сада користите своју листу: који је први корак ка адресирању стресора које сте управо забиљежили? Ако нејасноћа о циљевима представља проблем, на примјер, радите на разјашњавању тога - било да то значи сједење сасе или заказивање састанка како би се разријешио са колегом. Ако је преоптерећење, направите списак различитих задатака и одлучите који је најпродуктивнији корак који можете да предузмете у сваком тренутку.

Обухватите конфликт (када морате)

Нико не воли конфликт осим социопата, али понекад је то неопходно. Спуштање конфликта је кључни стресор. Ако сада можете да се обратите, урадите то. Мирно и са поштовањем, наравно.

Држи га игривом

Циљ је стање игривог, продуктивног момента где сте позитивни, опуштени и под контролом. Запамтите: једина ствар која се овде разликује од осјећаја наглашеног, заглављеног и нервира је оно што се дешава у вашем уму.

ПРЕПОРУЧЕНА: Како се суочити са стресом на послу

Гет Организед

Ако је ваш стол у купатилу и ваш десктоп рачунара изгледа као близзард, време је да се одвојите. "Као и многи људи, овим данима мање и мање користим референтне системе папира и волео бих да дођем до тачке где сам био без папира - али постоје случајеви када ће се вршити само подношење папира", каже Аллцотт. "Идеја о постизању канцеларије без папира за мене изгледа као погрешан циљ за циљ. Почните са "пуно мање папира". Ево како је то учињено.

Будите безобзирни

Баците или рециклирајте било који комад папира који садржи материјал који је лако доступан на интернету, укључујући архиве новина или часописа. Нагласите ствари које се чувају и ствари за које ћете вероватно требати физичке копије - сертификате, рецимо и доказе о адреси.

Имајте "добре идеје паркирати"

Ово је ваше место за одлагање ствари за претраживање, покушајте или гледајте када сте заглављени за идеје за будућност. То би могла бити листа са ограниченим приступом, или само документ заснован на облаку.Укључите под-листу за препоруке за музику / филм / ИоуТубе када вам треба забава или имате резервне десет минута.

Напишите контролне листе

За сваку редовну активност, они ће уштедјети на мозгу. Задржите их за недељну радњу, задатке које морате радити недељно или месечно, и за друштвене ствари које ће иначе бити потиснуте на задњој страни реда. Да, зови своју маму.

Чувај календар

Звучи смешно једноставно, али стварно то радиш? Одржавање онлине распореда састанака које морате држати мора ослобађати вредног меморијског простора који бисте иначе користили како бисте их пратили. Ако сте посвећени папирној верзији, сачувајте честе фотографије са телефоном.

Доношење одлуке у пракси

Бити немилосрдан је тешко у почетку, али када једном прођете у преоптерећењу информација, бавите е-поштом и користите контролне листе, биће лако. Држите га - награде ће бити вредне тога.

Будите продуктивнији

Ваша стара обавеза је осуђена на пропаст. "Једноставно није довољно да нам пружимо агилност да управљамо различитим нивоима комплексности са којима се сусрећемо у нашем знању - од тренутних активности до оних ствари које би могли да радимо, кроз шире задатке на нивоу пројекта", каже Аллцотт. "Један разлог због којег стандардне листе обавеза не раде јесте то што често покушавају да учине оно што би требало да се раздвојите на две или три различите листе." Ево нове верзије вишеслојне верзије.

Листа пројеката

Пројекат је сваки посао који треба више од неколико корака да се заврши. Добијање новог телефона, рецимо, није само једно: то значи истраживање, упоређивање цена, куповина и телефонски позиви. Ваша листа пројеката треба да буде за ствари које не морате свакодневно радити, али ће вам требати подсетник да бисте проверили да ли напредујете - можда једном недељно. За било који пројекат, одлучите за који циљ желите и како ћете мерити успех пре него што то запишете.

Листа Мастер Ацтионс

Ово је ваша највећа, најдинамичнија листа, и требало би да садржи све акције које тренутно можете урадити за сваки пројекат на којем радите. Будите специфични, а не уопштени: "увећати нацрт презентације и одлучити коначне промјене" је бољи од "завршетка презентације", на пример. Са овом списком, увек ћете бити јасни шта ћете следећи. Фокусирајте се на следећу акцију, а не ону која захтева унос других људи пре него што то завршите.

Дневна листа обавеза

Ово је фокусиран избор из главне листе Акција. "Помислите на листу Мастер Ацтионс као гардеробу пуну ваше одеће и дневне листе као ствари које ћете данас носити", каже Аллцотт. Запишите је на белешку Пост-ит или означите неколико ствари као "високи приоритет" у вашем календару. Ви нисте суперчудни, па изаберите две или три најважније ствари и возите се моментом да их обавите.

Преоптерећење крајњих информација

То је већи проблем него што је то било пре две године, а камоли десет, а још стресније него што знате да сте пропустили нешто важно за кога треба да се понашате јесте могућност да не знате. "Чињеница да чак ни ви не знате које друге могућности или претње леже закопане у том стацку е-поште - или све остале информације о друштвеним медијима са којима сте задужени - је у основи већине емаил-а стреса" каже Аллцотт. "Људи постају робови на свом е-маил налогу, јер се још више развија и брзо постаје сталан одвод пажње - никада у ствари не решава планински проблем пред вама, само се редовно подсећајући на то да је планина још увек тамо да се попети. " Звучи познато? Ево шта да радите.

Могућност повезивања

Провера е-поште и друштвених медија је утеха јер изгледа као да напредује. Није. Први корак: искључите сваки звук и графику који вас нага да проверите нове е-поште. Промените свој начин размишљања од "провере" до "обраде". Сваки пут када отворите своје поштанско сандуче, ваш циљ би требао бити процес који је тамо, а не само да видите да ли је нешто ново.

Користите Дс

Ваша нова мантра: Обриши, Уради то сада (ако ће трајати мање од двије минуте), Урадите касније, делегирајте или одлучите да не треба акција, али се може поднети - било за будућу референцу или да проверим да ли је неко други пратио то.

Подеси е-маил "смртну казну"

Померите сваки е-маил старији од шест месеци у своју фасциклу. Додајте време у календар шест недеља у будућности и ако вам до тада не требају те поруке, избришите их. Слично томе, подесите филтер за брисање е-поште од људи који су напустили вашу компанију.

Немојте опсесивати преко под-фолдера

Требају вам само три: Акција, Читање и Чекање (додајте @ ако је потребно да их задржите на врху структуре фолдера е-поште). Акција је за ствари којима је потребна акција која ће трајати више од два минута. Читати је за дуже е-поште које ћете морати доћи на крају. Чекање је за е-пошту где чекате на неког другог да нешто уради - и где желите успешан закључак. Ако те није брига, немојте се трудити да их пратите.

Иди мрак

Сада када сте више организовани, уместо да проверавате своју е-пошту кад год вам се допада, урадите то у одређеним временима. Један од могућих приступа је 50-50 - брзо скенирање поштанског сандучета ујутро, а затим е-пошта до поподнева, када можете да идете све до краја.Алтернативно, поставите три редовна времена: рано јутро, ручак и крај дана, или, ако сте у посебно реактивном послу, додијелите десет минута једном сатом, у сату.

Фокусирај своју пажњу

Заборавите управљање временом. У доба информисања, где је ваша пажња важнија. "На пословима заснованим на знању - који су стварно једини посао који се одупру аутоматизацији - истовремено сте шеф и радник", каже Аллцотт. "Ви сте одговорни да не само радите посао, већ одлучујете шта је посао и одлучите да ли ћете реаговати на нове инпутове промјеном својих приоритета." Резултат: сукоб, неодлучност и одуговлачење, јер је тешко знати када "шеф "Или" размишљање "завршава и почиње режим" радник "или" радити ".

Разумијете пажњу

То је ограниченији ресурс од времена. Лако је препознати да ваша пажња није успјела ако сте на Твиттер-у шест сати дневно, али ако проводите 80% вашег пажње на састанке онда се не изненадите ако немате пажњу за друге ствари. Замислите пажњу, а не вријеме, као своју нову валуту и ​​поделите је на проактивне, активне и неактивне фазе. Трудите се да учините свој најбољи рад током ваших проба проактивности, и спасите посао за неактиван рад.

Израдите свој распоред

На папиру унесите просјечни дан: почните и завршите вријеме, паузе и сваки рад који радите прије или након заказаних сати. Радите када сте највише пажљиви или спори - да ли сте споро стартер или спор након ручка? Запишите сва изненађења и израдите најбоље време за обављање сложених или тешких задатака. Не трошите своја најпродуктивнија времена да пратите фактуре и мењате кертриџе за штампаче.

Размислите 'босс моде' и 'моде моде'

Наставите размишљати и радити одвојено и побољшати обоје. Распоред кључних одлука, планирања пројеката и креативног размишљања за најпроактивнија времена - одмах после прве јутарње кафе, рецимо. Свакодневне одлуке могу сачекати мање продуктивна времена и чувати ствари попут чишћења вашег пријемног сандучета или стола за муцење после ручка.

Заштитите своју пажњу

На вашој пажњи постоје две главне врсте: унутрашње и спољашње. Прво је лакше руковати: одговорити на е-пошту у серијама, а не како стиже, и додијелите вријеме у којем вам је дозвољено да истражујете интернет. Екстерни трошкови пажње су тежи, али - ако можете да се извучете - избегавајте непотребне састанке и укључите телефон само у одређеним временима, уместо да стално буду доступни. Ако можете, радите из кафића повремено - тамо нема ништа да радите, пијете кафу и радите најбоље.

Креирајте 'џепове за пажњу'

То значи проналажење времена током вашег дана када не радите ништа. Водите физичке и дигиталне датотеке за читање - А4 новчаник и апликација Инстапапер ће то урадити - тако да можете да се надокнадите током комутација или застоја. Када је то друга ствар, пробајте "мишљење листе", серију великих одлука које се синхронизују са вашим телефоном на који можете да се обратите када чекате у редоследу провере самоуслужења.

Престани Мултитаскинг

Мултитаскинг је бесмислица која говори менаџмент 90-их. Присиљавајући ваш мозак да се пребаци са једне ствари на друго, заиста стварно користите пуно менталних напора у времену подешавања и вуче се од радње (и завршетка) ствари. Монотаскање, фокусирајући се на једну ствар у исто време, је решење.

Бежи од канцеларије

"Радно окружење може бити пуно прекида и буке - притиснуто, изазовно, отворено и напето", каже Аллцотт. "Ваш најбољи проактивни рад у раду може бити потребно да се одржи изван ове локације." Дисциплинујте свог шефа да га прихватите објашњавајући да морате радити од куће или кафеа за један дан - потрудите се да обавите неки од ваших најпродуктивнијих послова тог дана.

Сакупите добре идеје

Кључне су методе за хватање добрих идеја, а да их не дистанцирају. Чување вашег Твиттер-а на дугмету "Лике" за ствари које желите упућивати је једна опција. Коришћењем вашег телефона или отвореног документа Гоогле диска налазе се други.

Распоред заказивања

Тренери продуктивности се заклањају помоћу Помодоро тајмера, који се назива тим тимерима у популарним кухињама високе кухиње. Нађите бесплатно на томато-тимер.цом и користите га за заказивање редовних 25-минутних комада непрекидног рада, са петминутним комада Твиттера / Инстаграма / Ангри Бирдс између њих.

Имајте мање састанака

Људи су друштвене животиње, тако да одржавање састанака изгледа као продуктивна употреба времена. Такође, неки људи уживају у бисквитима и неефикасности. Ево ваше алтернативне стратегије управљања.

Откривени столови

Направите своје састанке један-на-један и пошаљите е-пошту тражећи дозволу за поп на неком столу. Ако они не реагују (или вас избегавају), само се појавите на њиховом столу - ако ништа друго неће бити отпуштене од вас, смањујући паддинг који чини састанке на собама.

Пробајте МБВА

Управљање-ходањем-около је консензус-градитељ за људе који су кратки на време: шетати између одељења ваше зграде два или три пута недељно, са нотебооком ако је потребно за снимање свих радњи или идеја које треба да пратите.

Мисли на небо

Проблем са већином састанака је што су фокусирани на детаље, а не на велику слику. Када су неизбежни, користите их да бисте се фокусирали на питања попут "Шта је важно овде: квалитет или трошак?" Или "Који је општи приступ?" Када се одлуче велике ствари, праве акције ће се пратити природно.

Како бити продуктивност Нинџа: брините мање, постигните више и љубав Шта радите Грахам Аллцотт је сада доступна (Ицон Боокс, 8,99 фунти), купите на Амазон

Уредник И Аутор.

Пошаљите Ваш Коментар